​Kva er ei personopplysning?

Ei personopplysning er ei opplysning som på ein eller annan måte kan sporast attende til deg.

Kva er ein særskilt kategori personopplysning (sensitive)?

• Helseopplysningar
• Seksuell legning
• Politisk oppfatning/ tru
• Etnisk bakgrunn
• Fagforeiningsmedlemskap
• Sikta/ dømt for ei kriminell handling.

Vi ynskjer at du skal føle deg trygg på at gjeldande lover og reglar blir følgt ved vår handtering av personopplysningar. Sikker behandling av informasjon vil til ei kvar tid dokumenterast etter gjeldande lover og regelverk.

Ansvar

Vang kommune ved kommunedirektøren er behandlingsansvarleg for kommunen si behandling av personopplysningar. Det daglege ansvaret for dei forskjellige behandlingane er delegert i tråd med delegeringsreglementet.

Vang kommune er ansvarleg for at alle data blir behandla på ein sikker måte med omsyn til konfidensialitet (at data berre skal vere tilgjengeleg for autoriserte personar og prosessar), integritet (at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige) og tilgjengelegheit (krav til service - alle rettkomne krav om tilgang til korrekt informasjon skal dekkast ved behov.) Kommunen skal også sikre at det føreligg internkontroll som viser at oppgåvene blir utført i samsvar med personopplysningslova og reglar gjeve etter lova.

Vang kommune har eit særleg ansvar for forsvarleg behandling av sensitive personopplysningar. Sensitive personopplysningar er opplysningar om etnisk bakgrunn, politisk, religiøs eller filosofisk oppfatning, fagforeiningsmedlemskap, genetiske og biometriske data som brukast til eintydig å identifisere enkeltpersonar, helseopplysningar, opplysningar om seksuell orientering, og opplysningar om ein er sikta/dømt for ei kriminell handling.

Formålet med behandling av personopplysningar

For å kunne utføre dei lovpålagte oppgåvene våre og yte gode tenester til innbyggjarane treng Vang kommune å hente inn og bruke personopplysningar. Når kommunen innhentar og brukar personopplysningar skjer det i all hovudsak med heimel i lov og forskrift.

Samtykke

Av og til har vi ikkje heimel i lov til å behandle personopplysningar, da vil vi be deg om samtykke. For at eit samtykke til å behandle personopplysningar skal vera gyldig er det eit krav at det skal vera frivillig, spesifikt, informert, utvetydig, gjeve gjennom ei aktiv handling, dokumenterbart og mogeleg å trekke attende like lett som det vart gjeve.

Innsyn, retting og sletting

Alle som er registrert i eit av Vang kommune sine system har rett til innsyn i eigne opplysningar.

Vang kommune pliktar på sjølvstendig grunnlag å slette personopplysningar som ikkje lenger er relevante for behandlinga. Krav om retting eller sletting rettast til kommunen sitt postmottak. Du skal ha svar innan 30 dagar. Plikta til å slette personopplysningar er i nokre tilfelle avgrensa av anna lovverk, t.d rekneskapslova, arkivlova, og ein kan gjera unntak fra sletteplikta for data som blir lagra for historisk, vitenskapeleg eller statistisk formål.

Personvernombod

Alle kommunar er pålagt å ha personvernombod. Personvernombodet har som oppgåve å gje råd om korleis den behandlingsansvarlege best mogeleg kan ivareta personverninteressene. Ombodet skal kontrollere etterleving av personopplysningslova og andre relevante regelverk med bestemming om  personvern, samt verksemda sine eigne interne retningsliner for personvern.

Informasjonskapslar (cookies) og automatisk lagring av informasjon

Informasjonskapslar (cookies) er små tekstfiler som blir lasta ned og lagra på datamaskina di når du opnar en nettside. Vang kommune brukar informasjonskapslar til å gje deg ei betre brukaroppleving og til å samle inn statistikk. Bruken av informasjonskapslar utgjer ingen sikkerheitsrisiko for deg. Du kan avstå frå å samtykke til lagring av informasjonskapslar, men det kan føre til at tenestene på nettsida ikkje vil fungere optimalt. Ingen av opplysningane vi får inn via informasjonskapslar, blir brukt til å identifisere enkeltpersonar.

Nettanalyse

Vi ønskjer at du som besøkjande på nettsidene våre skal finne det du er ute etter så fort som råd. For å lage og vedlikehalde ein brukerretta nettstad er vi avhengige av å kunne analysere brukarmønsteret til dei som brukar sidene våre. Vi samlar derfor inn opplysningar om besøkjande på www.vang.kommune.no. Vi kan ikkje spore opplysningane vi samlar inn attende til den enkelte brukar.

Eksempel på kva statistikken gjev oss svar på er: Kor mange som besøkjer ulike sider, kor lenge besøket varar, kva for nettstadar brukarane kjem frå og kva for nettlesarar som blir brukt. Dette blir ikkje brukt i høve profilering mot reklame.

Informasjon lagra i elektroniske skjema

Vi brukar elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere offentleg forvaltning. Når du fyller ut elektroniske skjema på www.vang.kommune.no vil informasjonen du gjev frå deg bli sendt sikkert til den saksbehandleren eller avdelinga som treng informasjonen til si saksbehandling.

Saksbehandling og arkiv

Vang kommune bruker eit saksarkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokument.

Ein registrerer ulike typer personopplysningar i saksarkivsystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer og annan relevant informasjon som går fram av førespurnaden. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i høve arkivlovgjevinga sine regler. Saksdokumentane kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar. Saksarkivsystemet følgjer offentlege standardar, er tilgangs- og rollestyrt, og har særlege tryggingstiltak og rutinar for sensitiv informasjon.

Vang kommune gjer offentlege dokument tilgjengelege i postlista på heimesida. Korrespondanse med kommunen blir journalført etter arkivlova sine retningsliner, og vil såleis kunne bli tilgjengeleggjort i postlista. Dette betyr også at vi normalt vil gje innsyn i desse om vi får ein slik førespurnad. Sensitive opplysningar blir skjerma.

E-post og telefon

Vang kommune nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet, og det førekjem at kommunen brukar e-post eller telefon til delar av saksbehandlinga. I slike tilfelle skal saksbehandlar journalføre relevant korrespondanse i tilhøyrande fagsystem. Saksbehandling som inneheld sensitive personopplysningar gjer ein ikkje på e-post. Mottatt e-post som inneheld sensitive opplysningar skal ikkje distribuerast videre, og skal fjernast fra e-postsystemet. Vang kommune ønskjer å gjera deg oppmerksom på at vanleg e-post er ukryptert, og vil oppfordre deg til ikkje å sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar til oss med e-post.

Telefonsamtaler blir  logga i telefonsentralen vår. I tillegg har dei tilsette ei oversikt over dei siste anropa på telefonane sine. Dersom ei telefonsamtale er knytt til ei enkeltsak, vil det kunne bli skrive eit notat etter samtala som blir journalført. Det blir ikkje gjort andre systematiske registreringar av telefonsamtalar der innringer kan bli identifisert, bortsett frå telefonsamtalar til legevakta som blir loggført etter gjeldande lovverk.

Helseopplysningar

Vang kommune behandlar helseopplysningar knytt til lovpålagte tenester i fleire av sine fagsystem, særleg innan helse og omsorgssektoren. Den daglege systemdrifta blir gjort av systemansvarleg for det enkelte fagsystem i samarbeid med IT-tenesta i kommunen. I nokre tilfelle kan leverandøren vera involvert i utvikling, drift og vedlikehald. I slike tilfelle har kommunen inngått databehandlaravtale med leverandøren. Alle data og system som inneheld sensitive helseopplysningar ligg i eigen «sikker sone» avskjerma fra kommunen sitt øvrige miljø.

Det finnast eigne rutinar for opplæring, tilgangsstyring, og kontrolltiltak i det enkelte fagsystem.

Opplysningar om elevar, barnehagebarn og føresette

Vang kommune behandlar opplysningar om barn og føresette i fleire av sine fagsystem innan oppvekstsektoren. Den daglege systemdrifta blir gjort av systemansvarlege for det enkelte fagsystem i samarbeid med kommunen si IT-teneste. I nokre tilfelle kan leverandøren vere involvert i utvikling, drift og vedlikehald. I slike tilfelle har kommunen inngått databehandlaravtale med leverandøren.

Kommunen har eit administrativt system for skule og barnehage som inneheld personopplysningar om barnehagebarn, elevar og føresette. Kommunen har også eit system for lærarar og elevar til arbeid i klasserommet og for å kunne følgje den faglege utviklinga til den enkelte eleven. Systema registrerer namn, alder, klasse og resultat på tester og prøver.

Det finnast eigne rutinar for opplæring, tilgangsstyring, og kontrolltiltak i det enkelte fagsystem.

Informasjon om tilsette

Vang kommune behandlar personopplysningar om tilsette i HRM-systemet sitt for å administrere løn og personalansvar. Det registrerast nødvendige opplysningar, for eksempel grunndata, lønsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhøyre.

Alle opplysningane om tilsette blir henta inn frå dei tilsette sjølve og utleverast berre i høve lønsutbetalingar og andre lovpliktige utleveringar. Sletterutinar for personalopplysningar følgjer rekneskapslova og arkivlova. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde reknar ein for å vere offentlege opplysningar og kan publiserast.

Vidare registrerer kommunen personopplysningar der den tilsette brukar kort for å låse seg inn i kommunalt bygg.